Une tribune libre d’Ash Finnegan, responsable de la transformation digitale chez Conga.
Conga est une entreprise spécialisée dans la dématérialisation de documents et la transformation numérique, la simplification des documents, l’automatisation des contrats et l’exécution des signatures électroniques.
Selon le baromètre d’Ipsos, 77 % des entreprises engagées dans la digitalisation/numérisation reconnaissent la contribution du numérique à leur croissance. Or, le manque de temps, les coûts, la complexité de mise en œuvre ou encore le manque de formation constituent des freins régulièrement mis en avant à la mise en place de plan de digitalisation. En 2020, ces réticences sont renforcées par une pandémie et une crise économique sans précédent. Pourtant, de nombreuses entreprises dont le plan de digitalisation est amorcé ne stopperont pas leurs efforts pour autant.
Face à la pandémie actuelle, il est impératif que les chefs d’entreprise mettent en place un programme de transformation numérique axé sur les données afin de préparer au mieux leur organisation à toutes les éventualités ou de la pérenniser. Véritable catalyseur de bouleversements, la covid-19 est la raison la plus imprévisible pour laquelle les entreprises accélèrent la transformation digitale – la principale préoccupation reste de savoir comment procéder à cette transformation et comment le faire rapidement. Cependant, nos recherches ont démontré que seules 50 % des initiatives de transformation digitale ont été jugées fructueuses. C’est pourquoi, à l’heure actuelle, les entreprises qui choisiront de poursuivre leurs stratégies de transformation verront leurs équipes de gestion informatique confrontées à un certain nombre d’obstacles.
Gérer la digitalisation à distance
Le contexte est un élément clé de la transformation digitale. Il est donc important que les équipes IT connaissent l’ensemble du processus opérationnel de bout en bout, les facteurs qui les ralentissent et les personnes qui y sont associées – c’est la seule façon de choisir les outils adéquats. Une tâche qui risque de se révéler incroyablement difficile dès lors que la grande majorité – sinon la totalité – des employé.es travaillent à distance.
Des employé.es qui pourraient en outrer montrer des réticences face à l’adoption de nouvelles technologies, d’autant plus lorsqu’ils.elles travaillent à distance. Les entreprises auront certes beaucoup investi dans les technologies de transformation numérique, mais si elles ne forment pas correctement leur main-d’œuvre, il est probable que leurs employé.es développeront de mauvaises habitudes dans leur environnement de travail à distance et l’investissement pourrait finalement se révéler vain. Les organisations doivent veiller à dispenser des sessions de formation à distance, à procéder à des dépannages et à répondre à toute question que leur personnel pourrait se poser au sujet de la technologie.
Il sera également difficile de garantir la sécurité, le respect de la vie privée et la conformité. Face à la complexification du paysage de la sécurité, conjuguée au télétravail des employé.es et à l’utilisation accrue des services cloud, il est important que les entreprises garantissent la protection de leurs données. Qu’il s’agisse du traitement inadéquat des données ou de l’incapacité à bloquer des virus ou des logiciels malveillants, ces dysfonctionnements de sécurité ont de quoi mettre en péril l’intégrité d’une organisation.
Les technologies au service de la « nouvelle norme » de travail
En ce qui concerne la transformation digitale confrontée à la crise de la covid-19, il convient d’accorder une attention toute particulière aux technologies qui donnent les moyens à l’entreprise de poursuivre ses activités, même si les équipes continuent de travailler à distance après la reprise. L’automatisation joue ici un rôle essentiel, car elle permet aux employé.es de se dispenser de nombreuses étapes répétitives généralement accomplies manuellement. La suppression de ce type de tâches facilite non seulement le travail à distance, mais offre également aux employé.es à tous les niveaux de se concentrer sur des objectifs plus stratégiques.
La meilleure façon de « vendre » ces investissements au conseil d’administration est d’insister sur le retour sur investissement (ROI). Bien que les initiatives de transformation digitale représentent un certain coût, elles vont réduire les coûts et augmenter les bénéfices. Par exemple, la rationalisation des processus contractuels accélère le cycle de création des contrats, ce qui signifie non seulement que la main-d’œuvre dispose de plus de temps pour se concentrer sur la prospection de nouveaux clients, mais aussi que les contrats seront conclus plus rapidement. Les entreprises réduisent les délais de création ou de renouvellement du contenu, de quelques semaines à quelques jours.
Le travail du futur repose sur la digitalisation
Le non-recours au numérique est néfaste aux entreprises, en particulier dans le contexte actuel où la grande majorité des samarié.es travaillent à distance. Les technologies de transformation numérique assurent la poursuite des activités aux mêmes niveaux que ceux qui prévalaient avant la pandémie. Poursuite des négociations de contrats sans quitter son domicile, enregistrements automatiques, suivi des modifications apportées dans le système de registre… Une fois les contrats intégralement négociés et prêts à être signés, le recours à la signature électronique évite de devoir signer en personne ou d’envoyer des documents papier par La Poste.
En outre, les chef.fes d’entreprise doivent être attentif.ives au risque auquel ils.elles s’exposent s’ils.elles suspendent leurs initiatives de transformation digitale, comme les coûts liés aux erreurs humaines ou même les coûts associés au manque de visibilité en matière de contrats : les équipes juridiques risquent de ne pas disposer d’une visibilité ou d’un accès complet à tous les contrats, de quoi exposer l’entreprise à des risques.
Un projet de transformation numérique réussi prend naissance avec une stratégie claire et se termine par l’adoption fructueuse d’une technologie capable d’accélérer les activités et de prospérer. Aujourd’hui plus que jamais, les organisations doivent repenser leurs activités, simplifier les processus et appliquer la technologie qui leur permettra de relever ces défis. La meilleure solution est celle qui rationalise les opérations commerciales et garantit une transparence totale dans tous les secteurs de l’organisation.
Pour toute entreprise qui poursuit un nouveau projet de transformation digitale, il est important de l’envisager non pas comme un « plan de transformation numérique dans le contexte de la covid », mais comme un plan stratégique à long terme visant à stabiliser et à protéger l’entreprise pour l’avenir. Il faudra pour cela adopter une technologie à travers laquelle les collaborateur.trices travailleront efficacement, partout et à tout moment. Si la crise actuelle a démontré la dure réalité d’un échec rapide, elle a aussi démontré la nécessité d’innover encore plus rapidement.
